管理系統建制的目的：
□ 1.客戶要求
□ 2.公司形象
□ 3.公司管理程序需要
□ ….
於國際化的商業活動上或公司產品形象訴求上，第1、2項成為必然的選項，這是對外的部份，很多公司大都是因為如此才建制相關的管理系統以取得相關驗證（certification）。
如果是基於公司管理程序的需要，其管理系統建制的意義是為了讓公司內部的運作更順暢，問題發生時更容易得到控制與解除並改善、強化之，也可以持續累積公司內部的生命力。管理系統建制推行的方式，初期宜採用Top-Down 的方式進行，系統建制完成後宜採用 Bottom-Up 的方式進行。
依據過往的經驗如果沒有第3項作為管理系統建制及施行的基礎，其實內部實務的運作會更加混亂及延宕，人員會在需不需要依循、有沒有可依循、要做與不做…的之間選擇與徘徊，其結果可想而知。
管理系統常發生的缺失:
1.程序設計、制訂的程序不完整。
例如:
1).新產品開發程序未制定完整的設計輸入、設計審查、設計驗證及產品實現之相關治具及文件的準備，致使製造的沒治具、檢驗的沒規範、採購的沒規格…，臨時邊做邊準備的結果…。
2).採購或合約管理程序未制定驗收、付款相關流程，其結果…。
...
2.資訊傳遞的不完整。
例如:
1).客戶設計、規範變更未制訂通知的部門也未制訂相關的流程，既不用重新執行新產品開發程序也不用做文件發行，其結果…。
…
3.程序未確實執行，造成資訊的中斷或失真。
4.設計、制訂的程序與實務不一致。
5.容許可不依程序的存在，容許各種特例的存在，…。
6.最大的挑戰 ─ 矯正與預防措施程序也只是形式文件！
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